Kosten eigen aan werkgever, hoe zit dat weer?

Advocaat Filip Tilleman ontrafelt de wet voor u!

  Lees hier meer artikels. 

Hoe krijg je groen licht bij de sociale inspectie wanneer je je werknemer wil vergoeden voor gemaakte kosten? Advocaat Filip Tilleman geeft enkele handvatten.

Wat zijn dat, ‘kosten eigen aan de werkgever’?

Filip Tilleman: “Als een werknemer in de uitvoering van zijn arbeidsovereenkomst kosten maakt die eigenlijk door de werkgever hadden moeten gedragen worden, kunnen deze door de werkgever worden terugbetaald zonder dat dit als loon kan beschouwd worden.”

Dat lijkt me duidelijk. Geen stof tot discussie…

Filip Tilleman: “Indien de werkgever deze werkelijk gemaakte kosten terugbetaalt op basis van bewijsstukken die de werknemer voorlegt, rijst er in principe geen enkel probleem.”

Het probleem duikt echter op bij de maandelijkse forfaits?

Filip Tilleman: “Ja. Heel dikwijls kiest de werkgever ervoor om een maandelijkse forfait te betalen aan de werknemer. Dat moet allerlei kleine kosten, die vaak moeilijk bewijsbaar zijn, vergoeden. Het forfait dient in verhouding te staan tot de werkelijke kosten. Sinds 1 januari 2010 is het aan de werkgever om te bewijzen dat deze forfaits werkelijke kosten dekken.”

Ook een onderwerp waar je mee worstelt? 

Stel je vraag aan arbeidsrechtspecialist Filip Tilleman 

Hoe blijf je dan beste vrienden met de sociale inspectie?

Filip Tilleman: “De forfaitaire terugbetalingen geven dikwijls aanleiding tot verhitte discussies met de sociale inspectie. Het is daarom verstandig om als werkgever niet alleen het systeem van de forfaitaire onkostenvergoedingen uitvoerig te motiveren aan de hand van schriftelijke instructies, dienstnota’s, het arbeidsreglement, enzovoort, maar ook om de instructies van de RSZ zoveel mogelijk te respecteren. Deze geven aan welke posten aanvaard worden en voor welk maximumbedrag.”

Concreet: welk forfait voor verplaatsingen wordt aanvaard?

Filip Tilleman: “Voor woon-werkverplaatsingen en beroepsverplaatsingen met eigen voertuig van de werknemer wordt 0,3460 euro per kilometer aanvaard. Dit forfait dekt alle kosten, dus zowel brandstof en verzekering als onderhoud.

Als de werkgever vereist dat voor de veiligheid van het voertuig of de inhoud ervan de wagen in een garage gestald wordt, kan hiervoor maandelijks maximaal 50,00 euro worden toegekend. Het maakt daarbij niet uit of de werknemer eigenaar is van de garage of niet. Voor de carwash van de wagen wordt 15,00 euro per maand aanvaard. Hetzelfde bedrag van 15,00 euro per maand geldt voor de parkingkosten van de wagen. Voor verplaatsingen met een eigen fiets aanvaardt de sociale inspectie 0,23 euro per kilometer.”

Hoe zit het met thuiswerk? Welk bedrag is hier acceptabel?

Filip Tilleman: “Voor werknemers die structureel en op regelmatige basis een deel van hun werk thuis doen, wordt een maximaal forfait aanvaard van 124,45 euro per maand. Dit dekt dan de kosten voor verwarming, elektriciteit en klein kantoorgereedschap.

De werknemer die zijn eigen arbeidsgereedschap heeft, kan maximaal een forfait ontvangen van 1,25 euro per dag.”

En kledij? Kan je hiervoor een vergoeding geven?

Filip Tilleman: “Voor aankoop van werkkledij kan 1,67 euro per dag worden toegekend. Het gaat alleen om werkkledij in de strikte zin van het woord (uniformen of veiligheidskledij), die dus niet als gewone stads- of vrijetijdskledij kan gedragen worden. Voor onderhoud en slijtage van eigen kledij van een werknemer kan 0,84 euro per dag worden toegekend als deze kledij door vuile werkomstandigheden veelvuldig moet gewassen worden. Voor onderhoud van werkkledij wordt een bedrag van 1,67 euro per dag in aanmerking genomen.”

Dit artikel maakt deel uit van het dossier 'De arbeidswet ontrafeld'.
Publicatiedatum: 20/09/2018 - 06:46

Juridisch

18/10/18 - 07:22 Bonus: Hoe kan je voordelig belonen voor collectief lager verzuim?04/10/18 - 07:56 Stap je over naar de concurrent? Opletten!06/09/18 - 06:20 Weg met de loonkloof!23/08/18 - 07:23 Te laat op het werk, dus geen loon?09/08/18 - 06:36 Was het vrije keuze of keuze onder dwang?26/07/18 - 06:31 Zorg dat aanneming geen verboden terbeschikkingstelling wordt12/07/18 - 06:14 Wat als je werknemer bedrijfsgeheimen doorvertelt?05/07/18 - 05:54 Flexibel ouderschapsverlof wordt mogelijk28/06/18 - 06:55 Wat als je werknemer in de politiek gaat?14/06/18 - 06:48 Moet je een ontslag altijd motiveren?

Arbeidsmarkt & -beleid

18/10/18 - 09:12 Pendelen: de hel of tijd om weg te dromen?11/10/18 - 07:10 VDAB zet extra digitale tools en artificiële intelligentie in10/10/18 - 17:46 ACV gaat lekker eten10/10/18 - 11:11 4 op 5 bedienden kregen minder dan 1% opslag04/10/18 - 07:24 Waarom zou je een vluchteling aanwerven?03/10/18 - 17:37 Economische werkloosheid komt nog nauwelijks voor26/09/18 - 23:33 Uitkeringen: moeten ze nu stijgen of sneller dalen?20/09/18 - 07:10 “Talent, dat heb ik niet…”17/09/18 - 17:22 Taal is een competentie, geen voorwaarde13/09/18 - 06:13 Naar nieuwe (flexibele) vormen van werk

HRM

18/10/18 - 06:13 Tips: Hoe ondersteun je cruciale fases van het onboardingproces?17/10/18 - 15:31 1 op 100 werknemers ervaart wekelijks ongewenst seksueel gedrag11/10/18 - 07:12 Hoe digitaal zijn werkzoekenden?04/10/18 - 07:00 Opslag, maar niet in loon27/09/18 - 07:19 Mobiliteitsbudget of -vergoeding, wat is de beste keuze?26/09/18 - 21:03 Onboarding. Wie verwelkomt de nieuwkomer?26/09/18 - 17:29 Mobiliteit: maak jij van pendelen een vloek of een zegen?20/09/18 - 06:37 Is thuiswerken een beloning of straf?12/09/18 - 15:43 Demografiefonds: werkbaar werk voor 45.000 in chemie11/09/18 - 07:12 Kritiek op coworking

Leiderschap

25/09/18 - 07:37 Vergroot je netwerk … in de fitness05/09/18 - 13:55 Hoe word je CEO?23/08/18 - 07:25 Je zal voortaan vegetariër zijn08/08/18 - 06:40 Vrouwen zijn klaar voor de top maar is de top klaar voor vrouwen?13/06/18 - 19:23 Persoonlijkheid leidinggevende mannen en vrouwen verschilt nauwelijks07/06/18 - 06:34 De feiten, niets dan de feiten28/05/18 - 08:45 Het is de schuld van het schuldgevoel23/05/18 - 10:24 Kantoorhond verjaagt stress15/05/18 - 06:19 Dansen met collega’s27/04/18 - 12:47 Tijd geven aan de maatschappij

Blog

20/06/18 - 19:06 Van oorlog om talent naar opportuniteit?13/06/18 - 16:19 6 tips om de thuiswerkplek succesvol te implementeren02/05/18 - 07:20 Stapvoets is de snelste weg naar een betere mobiliteit26/03/18 - 10:23 Ken jij de vier Aziatische carrièreopties?06/03/18 - 06:50 Bescheidenheid siert ook een leider01/03/18 - 06:35 Ik heb het gehad met de files...20/02/18 - 07:03 3D-HR: omlaag, omhoog en opzij24/01/18 - 17:37 Cultuur + Technologie + Data = Employee Engagement17/01/18 - 10:01 Kijk niet enkel met je organisatiebril14/12/17 - 07:07 Pleidooi voor een gereduceerd werknemersstatuut

Jobhop

18/10/18 - 06:48 Jobhop: Lodi Planting17/10/18 - 15:54 Jobhop: Karine Vandenberghe17/10/18 - 15:50 jobhop: Dominique Vosse17/10/18 - 15:37 Jobhop: Ilona Becks10/10/18 - 21:19 Jobhop: Wesley Moreels10/10/18 - 21:08 jobhop: Michelle Van Looy10/10/18 - 20:58 Jobhop: Tama Heps10/10/18 - 20:58 Jophop: Karolien Lenaerts03/10/18 - 21:04 jobhop: Els Urbanczyk03/10/18 - 20:47 Jobhop: Bart Cambré

Events

04/10/18 - 15:21 Iedereen coachee07/06/18 - 16:18 HR-GALA 2018, met voorprogramma MOBILITEIT11/04/18 - 08:44 Werkgeluk 202019/03/18 - 09:53 HR in de zorg: Is leren de geheime superkracht?20/02/18 - 12:29 Meer events?13/02/18 - 12:54 Masterclass Recruitment Analytics06/02/18 - 09:33 Arbeidsre-integratie bij langdurige ziekte22/12/17 - 11:18 De uitdagingen van Arbeidsmarkt 4.019/10/17 - 11:35 CSR Professional of the Year - GRATIS TICKETS voor WisKeys-lezers19/09/17 - 14:53 Conferentie #HRPRO100

Dossiers

06/06/18 - 22:18 Langer werken: hoe worden we samen 100?24/05/18 - 07:22 Recruitment analytics14/03/18 - 16:42 De hartslag van arbeidsmarkt 4.021/02/18 - 16:26 CSR is een trend, geen hype07/12/17 - 07:48 De arbeidswet ontrafeld06/11/17 - 16:36 De toekomst in beweging12/10/17 - 05:39 Innoverende HR in de praktijk15/06/17 - 09:47 Re-integratie = kansen benutten14/06/17 - 09:00 #LerenuitBoeken01/06/17 - 06:18 Mini-dossier: duurzame loopbanen