POEF gaat digitaal

Artikel in partnerschap met 

Ontwikkelingsgesprekken, opleidingen en onkosten digitaliseren om de papierwinkel vaarwel te zeggen was de eerste motivatie van AZ Herentals om e-tools te introduceren. De voordelen bleken veel groter. Medewerkers, leidinggevenden en HR kunnen alles op de voet volgen. En de aankomende accreditatie is plots een héél stuk makkelijker.

Hoe het begon…

In 2010 werd het OCMW-ziekenhuis in Herentals officieel een vzw. De jaren nadien volgde een hele aanpassing naar dit nieuwe statuut. “In 2012 stelden we vast dat de klassieke evaluatiegesprekken, zoals ze in de OCMW-structuur bestonden, waren weggevallen. Net zoals de formele gesprekken tussen medewerkers en leidinggevenden. Voor ons een teken om het hele evaluatiesysteem te herbekijken”, opent HR-directeur Wim Gys. Er werd besloten om af te stappen van evaluaties en de focus te verschuiven naar ontwikkeling. De POEF-gesprekken waren geboren. POEF ofwel Persoonlijke Ontwikkeling En Functioneren. “We wilden voortaan ontwikkelingsgesprekken voeren op basis van competenties en resultaatgebieden.”

Een ambitieus project, zo bleek al snel. Zo moesten eerst de functiebeschrijvingen onder handen worden genomen. Conform over de verschillende afdelingen heen, maar tegelijkertijd afdelingsspecifiek. Uiteindelijk kwam men uit op 186 functies. Alle medewerkers zitten mee in het traject.

POEF!

"We besloten om af te stappen van evaluaties en de focus te verschuiven naar ontwikkeling met de POEF-gesprekken."

Wim Gys - AZ Herentals

Tijdens de POEF-gesprekken tussen leidinggevenden en medewerkers worden afspraken gemaakt rond de functiebeschrijving en taken, worden de competenties besproken, is er ruimte voor een niet-verplicht POP-gesprek (persoonlijke ontwikkeling), wordt het absenteïsme bekeken. De medewerker kan tevens aangeven wat hij concreet verwacht van zijn leidinggevende rond ontwikkeling. “Iets waarvan gretig gebruik wordt gemaakt.”

Startpunt is de voorbereiding van het gesprek: eerst door de medewerker op basis van de afspraken uit het vorige gesprek, nadien door de leidinggevende. Tijdens het gesprek worden nieuwe afspraken gemaakt voor de komende twee jaar. Tussen de tweejaarlijkse POEF-gesprekken staat er steeds een kleiner opvolgingsgesprek gepland.

Papierberg en hanenpoten

Hoewel de POEF-gesprekken goed liepen, kwamen er al snel beperkingen naar boven. Alles gebeurde op papier. De medewerker maakte zijn voorbereiding op papier, de leidinggevende nam dit over op papier en vulde aan, de uiteindelijke neerslag van het gesprek werd op de personeelsdienst ingescand en gearchiveerd. Een hoop werk. “Om over de soms moeilijk leesbare handschriften maar te zwijgen”, lacht Wim Gys.

Ook een overzicht houden was omslachtig: wie heeft al een gesprek gehad, wie volgt deze maand, wat was er tijdens het vorige gesprek afgesproken? Lastig voor een leidinggevende om dit steeds weer te moeten uitpluizen. Ook HR had moeite om duidelijke cijfers door te geven aan de directie. “Begin maar eens te tellen hoeveel gesprekken er al zijn geweest dit jaar, waar iedereen zit in een traject. Dat is nauwelijks te doen.”

Zoeken naar een oplossing

De nood aan een e-tool werd snel duidelijk. “Digitaliseren, daar waren we al enkele jaren mee bezig: e-loonbrieven, e-maaltijdcheques,… Bij onze zoektocht naar de beste oplossing voor onze vraag kwamen we bij epowerhr terecht. In hun competentietool konden we onze functiebeschrijvingen kwijt, de hele POEF inpassen net zoals de tussentijdse gesprekken, alles opvolgen...”

Door de toenemende digitalisering zijn we geëvolueerd van een personeelsadministratie naar een ondersteunende HR-dienst.

Wim Gys - AZ Herentals

“Komt een klant met een vraag, dan peilen we eerst naar de achterliggende beweegredenen”, vertelt Gert Van Meerbergen, general manager van epowerhr. “Vaak heeft een klant immers al de oplossing in zijn hoofd. We suggereren dan nog andere oplossingen, vooral om de klant te challengen om goed over zijn noden na te denken. Pas dan laten we hun proces in onze toepassingen tot leven komen.”

Eerste doelstellingen zijn uiteraard een sterke vereenvoudiging van de papierwinkel en tijdbesparing. Maar Wim Gys ziet nog heel wat voordelen: “Het is een cloudtoepassing. Alle medewerkers kunnen zélf online en op elke moment alles raadplegen over hun gesprekken, iets wat voorlopig nog niet kan in onze elektronische personeelsdossiers. De leidinggevenden hebben voortdurend een mooi overzicht: met wie heb ik een POEF-gesprek volgende maand? Of een opvolgingsgesprek? Ook voor HR is het maar een druk op de knop om cijfers en statistieken boven te halen. Heel handig om te rapporteren naar de directie en korter op de bal te spelen.”

Principe van geven en nemen

Groot pluspunt is de eenvoud van de tool, vindt Wim Gys. “We geven opleiding maar mensen zijn er snel mee weg. Dat was ook duidelijk tijdens de overgangsperiode van papier naar tool: niemand greep nog naar papier, iedereen koos onmiddellijk voor de digitale versie.” Epowerhr is voorstander van het train-the-trainerprincipe. “We geven opleiding aan de HR-mensen. Zij kunnen dit dan verder doorgeven in hun organisatie. Ze kennen de interne klant immers beter dan wij. We denken wel mee over de communicatie: hoe communiceer je best en waarop moet je letten om zoveel mogelijk medewerkers mee te krijgen?”

Troef: accreditatie een stuk eenvoudiger

“Het was misschien niet ons eerste doel, maar door deze digitalisering zal een komende accreditatie veel eenvoudiger lopen. We kunnen immers duidelijk aantonen dat onze medewerkers de ontwikkelingsgesprekken krijgen en welke opleidingen ze gevolgd hebben. Voor HR is dit een enorme hulp omdat we veel van de normen gemakkelijker kunnen aftoetsen”, verzekert Wim Gys.

“In het algemeen beschikken we nu over veel meer cijfers en hebben we dus een veel duidelijker beeld van wat er gebeurt in de hele organisatie. Daardoor kunnen we sneller inspelen op eventuele noden.”

“Dat was een uitdaging”, herinnert Gert Van Meerbergen zich. “Hoe breng je verpleegkundigen, die vaak een computer delen, naar het platform? Volgens mij geldt hier het principe van geven en nemen. Je vraagt een extra inspanning om de POEF-gesprekken online voor te bereiden, te evalueren. Maar de tool ‘geeft’ ook tijd bijvoorbeeld als medewerkers een opleiding willen aanvragen of hun kosten willen indienen. Dat gaat immers vlotter dan op papier.

Medewerkers worden immers overspoeld met apps. Je moet je plaats in hun 'toolpakket' verdienen. En dat kan door laagdrempelig te zijn en processen aan te bieden die mensen gewoon zijn. Hoe meer je een proces kan vereenvoudigen of inkorten, hoe beter. In de zorgsector worden mensen immers overstelpt met administratieve taken.”

En een stapje verder gaan

Ondertussen kocht AZ Herentals ook de opleidings- en de onkostenmodules aan. Ook hier om de papiermolen te vermijden en de efficiëntie te verhogen. Op het vlak van opleidingen houden leidinggevenden en HR zeer eenvoudig een overzicht van wie welke opleidingen heeft gevolgd, wanneer iemand naar een opleiding gaat (belangrijk voor de personeelsplanning), gespendeerde budget per afdeling. Medewerkers kunnen een opleiding aanvragen of zich op een wachtlijst zetten voor een bepaalde cursus. “Als HR zien we wanneer er voldoende interesse is om de cursus te organiseren. We zien ook wie een opleiding uiteindelijk echt volgde want er wordt steeds een attest van deelname gevraagd. Vroeger hadden we die controle niet.”

"Medewerkers overtuigen een e-tool te gebruiken? Dat is een kwestie van (tijd) geven en nemen."

Gert Van Meerbergen

Nieuw is dat elke deelnemer na de opleiding een mail krijgt met de vraag om een korte evaluatie. Dat is niet verplicht maar meer dan de helft van de mensen geeft toch zijn mening. “Dat is een meerwaarde want zo kunnen we de interne opleidingen bijsturen of bepalen waar we met externe partners moeten werken.”

Rapportering op vlak van totale kosten en aantal opleidingsuren gaat naar de directie maar vormt ook de basis voor de opmaak van het opleidingsluik van de sociale balans. “Nu willen we epower nog koppelen aan e-learning. Dat is een project voor dit jaar.”

Van administratieve naar ondersteunende HR-dienst

Vooral het project rond de POEF-gesprekken betekende een grote ommezwaai in de organisatie. Alle functies moesten duidelijk omschreven zijn, het organigram werd kritisch herbekeken. Ook de overgang naar de e-tool was stevig. “We lasten eerst een testperiode in voor 5 afdelingen, gedurende zes maanden. De rest van de organisatie bleef ondertussen op papier werken. Die tijd gebruikte epowerhr om de tool verder op onze verlangens af te stemmen. Bijvoorbeeld geen vastomlijnde periode voor de gesprekken. We kozen er immers voor om de POEF-gesprekken het hele jaar door te laten lopen en niet te comprimeren tot een vastgelegde periode. Wanneer een gesprek plaats vindt, hangt af van wanneer iemand in dienst is gekomen.”

Uiteindelijk waren er acht maanden nodig om het hele project - van functiebeschrijvingen tot de volledige organisatie digitaal - op poten te krijgen. De opleidings- en zeker de onkostenmodule waren zeer snel geïmplementeerd. “Leuk extraatje is de wie-is-wie waar werknemers via telefoon, e-mail, foto en plaats in het organigram elkaar makkelijk vinden.”

HR plukt de vruchten van de slinkende papierberg. “Ons takenpakket is verschoven van een hoop repetitieve taken naar meer HR-items. Door de toenemende digitalisering zijn we geëvolueerd van een personeelsadministratie naar een ondersteunende HR-dienst.

“Tot slot kan ik iedereen aanraden om niet te wachten tot er een systeem bestaat dat alles kan, dat een antwoord is op ál je behoeften. Begin met aparte systemen en koppel die aan elkaar”, aldus nog Wim Gys. Het is een visie die ook epowerhr aanhangt. Gert Van Meerbergen: “We werken modulair, niet met een big bang. Eerst een pilootproject, dan verder uitrollen, nadien uitbreiden met andere tools. Het geeft de klant de kans om te groeien: zowel HR, als de leidinggevenden en de medewerkers.”

Publicatiedatum: 26/06/2017 - 18:38
Auteur: Katleen Weytjens

HRM

17/01/19 - 07:01 CxO for 1 week17/01/19 - 06:55 3 tips om je evaluatiesysteem te upgraden16/01/19 - 17:00 Hoeveel houden we nog van onze bedrijfswagen?09/01/19 - 20:44 De 8 meest gelezen artikels van 201809/01/19 - 18:51 Welke HR-trends kleuren 2019?19/12/18 - 20:02 Lagere functie en lager loon? Nee, bedankt13/12/18 - 06:59 Familiehulp: creatief in talent06/12/18 - 06:43 Hoog tijd voor actie, HR!06/12/18 - 06:42 Horen we nog bij elkaar?29/11/18 - 06:53 6 tips om meer introverten aan te werven

Arbeidsmarkt & -beleid

10/01/19 - 07:14 No jobs19/12/18 - 18:45 Maar hij spreekt geen Nederlands…19/12/18 - 14:11 Thomas More zoekt partnerbedrijven (voor vaste relatie)13/12/18 - 06:30 Demografiefonds chemie zet duurzame loopbanen vast op agenda12/12/18 - 21:54 Hoe leergierig ben jij?11/12/18 - 16:12 Evenementensector verschaft werk aan meer dan 80.000 mensen28/11/18 - 20:19 Deze landen weten het best talent aan te trekken en behouden28/11/18 - 19:50 Eens freelancer, altijd freelancer22/11/18 - 06:59 “HR-dienstverlening is een antwoord op koorts op arbeidsmarkt”22/11/18 - 06:17 Belgen zoeken job in buitenland… op feestdagen

Leiderschap

13/12/18 - 07:00 Duurzaam ondernemen: een fulltime job?05/12/18 - 14:45 Award Inclusieve Onderneming voor ‘vluchtelingenbedrijf’28/11/18 - 14:29 Deskundige jury zkt. CSR Professional of the Year 201821/11/18 - 10:04 “Een titel als CSR Professional of the Year opent deuren”08/11/18 - 07:30 GDPR naleven: geen onmogelijke opdracht08/11/18 - 07:20 Nomineer nu de CSR Professional of the Year 2018!07/11/18 - 16:35 Zelfsturende teams, zijn we er klaar voor?25/10/18 - 07:27 Een kompas, lichtbakens en de sherpa25/09/18 - 07:37 Vergroot je netwerk … in de fitness05/09/18 - 13:55 Hoe word je CEO?

Juridisch

16/01/19 - 15:38 Uitzendarbeid nu ook voor federale overheidsdiensten10/01/19 - 06:25 Met bedrijfsgsm bellen naar astrolijnen, mag dat?20/12/18 - 06:12 Slecht weer kan arbeidsovereenkomst ‘bevriezen’06/12/18 - 07:05 Verboden te werken op feestdagen?05/12/18 - 20:43 Taxshift verhoogt nettoloon met minimum 36 euro22/11/18 - 06:55 Einde arbeidsrelatie geeft geen garantie op werkloosheidsuitkering08/11/18 - 06:34 Kan je de functie van een werknemer zomaar veranderen?18/10/18 - 07:22 Bonus: Hoe kan je voordelig belonen voor collectief lager verzuim?04/10/18 - 07:56 Stap je over naar de concurrent? Opletten!20/09/18 - 06:46 Kosten eigen aan werkgever, hoe zit dat weer?

Blog

20/12/18 - 06:09 De Profit van focus op People20/06/18 - 19:06 Van oorlog om talent naar opportuniteit?13/06/18 - 16:19 6 tips om de thuiswerkplek succesvol te implementeren02/05/18 - 07:20 Stapvoets is de snelste weg naar een betere mobiliteit26/03/18 - 10:23 Ken jij de vier Aziatische carrièreopties?06/03/18 - 06:50 Bescheidenheid siert ook een leider01/03/18 - 06:35 Ik heb het gehad met de files...20/02/18 - 07:03 3D-HR: omlaag, omhoog en opzij24/01/18 - 17:37 Cultuur + Technologie + Data = Employee Engagement17/01/18 - 10:01 Kijk niet enkel met je organisatiebril

Jobhop

16/01/19 - 17:39 Jobhop: Emma Braeye16/01/19 - 17:31 Jobhop: Jolyn Gelens16/01/19 - 17:28 Jobhop: Elke Pringels16/01/19 - 16:48 Jobhop: Erik Debackere09/01/19 - 21:15 Jobhop: Michelle Van Looy09/01/19 - 21:11 Jobhop: The Tipping Point09/01/19 - 21:01 Jobhop: Christophe Vanden Eede09/01/19 - 19:31 Jobhop: Filip Baptist19/12/18 - 19:49 Jobhop: Veerle Hanssens19/12/18 - 19:43 Jobhop: Roeland Broeckaert

Events

08/11/18 - 06:02 CSR Professional of the Year24/10/18 - 23:04 HRM Inspiration Day 2018 - WIN GRATIS INKOM!04/10/18 - 15:21 Iedereen coachee07/06/18 - 16:18 HR-GALA 2018, met voorprogramma MOBILITEIT11/04/18 - 08:44 Werkgeluk 202019/03/18 - 09:53 HR in de zorg: Is leren de geheime superkracht?20/02/18 - 12:29 Meer events?13/02/18 - 12:54 Masterclass Recruitment Analytics06/02/18 - 09:33 Arbeidsre-integratie bij langdurige ziekte22/12/17 - 11:18 De uitdagingen van Arbeidsmarkt 4.0

Dossiers

06/12/18 - 08:32 Dossier Matching & rematching12/10/18 - 05:39 Innoverende HR in de praktijk07/06/18 - 07:48 De arbeidswet ontrafeld06/06/18 - 22:18 Langer werken: hoe worden we samen 100?24/05/18 - 07:22 Recruitment analytics14/03/18 - 16:42 De hartslag van arbeidsmarkt 4.021/02/18 - 16:26 CSR is een trend, geen hype06/11/17 - 16:36 De toekomst in beweging15/06/17 - 09:47 Re-integratie = kansen benutten14/06/17 - 09:00 #LerenuitBoeken