HR, alles in orde met de privacy?

Nog twee maanden te gaan voor de General Data Protection Regulation (GDPR) in werking treedt. Bent u er klaar voor? Een stappenplan kan helpen.

Drie maanden voor ingang van de nieuwe Europese privacywetgeving wist de helft van de HR-departementen in België niet wat GDPR precies inhoudt. Voor velen was het allemaal erg onduidelijk. Dat bleek uit een rondvraag van HR-dienstverlener Acerta bij een 155 HR-verantwoordelijken. Hopelijk is dit aantal nu, twee maanden voor aftrap, flink gedaald.

Volgens het onderzoek had 91% van de HR-verantwoordelijken al gehoord van de wet. Amper 2% was klaar om de privacyregels correct toe te passen op het personeel. De helft (48%) was heel hard bezig om alles nog tijdig in orde te krijgen. Verder wist 18% wel wat te doen, maar niet hoe eraan te beginnen. Daarnaast zei 25% niet te weten wat er van hem verwacht wordt en 7% verkeerde zelfs in totale onwetendheid.

Hoe lang mogen werkgevers na het verbreken van een arbeidsovereenkomst de gegevens van de werknemer bewaren? Wat betekent het recht om vergeten te worden en het recht om te verbeteren? Veel HR-verantwoordelijken hadden geen antwoord op deze vragen.

HR lijkt ook geen fan van de nieuwe privacywet. ‘Het is schieten met een kanon op een mug’, vindt 10%. 11% vindt het niet realistisch voor kleine bedrijven. En zowat de helft (47%) begrijpt wel dat ook binnen HR de privacy moet gerespecteerd worden, maar vindt dat GDPR daarvoor niet de beste manier is.

Sarah Peeters (Acerta Consult) verklaart: “Uit de privacywetgeving van 1992 werden personeelsadministratie en -beheer nog uitgesloten wat de aangifteplicht betreft. Met GDPR wordt de relatie werkgever-werknemer volledig over dezelfde kam geschoren als de grote internetspelers die, misschien zonder dat we het beseffen of onze goedkeuring hieraan hebben gegeven, ons doen en laten op het net volgen en ons met gerichte reclame overspoelen. Dat de nieuwe wet geen onderscheid maakt tussen HR en marketing is jammer.

13 stappen

De Privacycommissie stelde een 13-stappenplan op voor ondernemingen om zich voor te bereiden op de nieuwe wetgeving.

  1. Informeer sleutelfiguren en beleidsmakers zodat ze de gevolgen kunnen inschatten voor de organisatie
  2. Breng in kaart welke persoonsgegevens je bijhoudt, waar deze vandaan komen en met wie je ze hebt gedeeld. Registreer je verwerkingen.
  3. Duid eventueel een verantwoordelijke aan voor de gegevensbescherming.
  4. Evalueer je bestaande privacyverklaring in het licht van de GDPR
  5. Voorzien de huidige procedures in de organisatie alle rechten van de betrokkenen? Checken!
  6. Update je bestaande toegangsprocedures.
  7. Zorg voor een wettelijke grondslag voor het verwerken van persoonsgegevens
  8. Evalueer de wijze waarop je toestemming vraagt, verkrijgt en registreert en wijzig indien nodig.
  9. Niet echt voor HR: Ontwikkel systemen die de leeftijd van de betrokkenen nagaat, vraag toestemming van de ouders bij minderjarige kinderen.
  10. Voorzie procedures om gegevenslekken op te sporen, te rapporteren en te onderzoeken
  11. Wat betekent ‘gegevensbescherming door ontwerp’ en ‘gegevensbeschermingseffectbeoordeling’? Ga dit na.
  12. Beoordeel je bestaande contracten en breng tijdig veranderingen aan indien noodzakelijk.

Voor kmo’s schreef de Privacycommissie een aangepaste brochure op maat van kleine en middelgrote ondernemingen. En het Britse People HR en Keystone Law schreven een handleiding specifiek voor HR.

Publicatiedatum: 29/03/2018 - 06:20
Auteur: WisKeys-redactie

HRM

13/12/18 - 06:59 Familiehulp: creatief in talent06/12/18 - 06:43 Hoog tijd voor actie, HR!06/12/18 - 06:42 Horen we nog bij elkaar?29/11/18 - 06:53 6 tips om meer introverten aan te werven29/11/18 - 06:38 U hebt meer dan lonen om te belonen22/11/18 - 06:37 Studenten verpleegkunde leren medicatie toedienen via virtual reality15/11/18 - 06:59 De warrant, het overwegen waard15/11/18 - 06:59 3 op 4 beeldschermwerkers hebben wekelijks visuele klachten15/11/18 - 06:43 Bel&Bo: van harte welkom!13/11/18 - 14:46 Rekrutering: hoe verminder je gendervooroordelen?

Arbeidsmarkt & -beleid

13/12/18 - 06:30 Demografiefonds chemie zet duurzame loopbanen vast op agenda12/12/18 - 21:54 Hoe leergierig ben jij?11/12/18 - 16:12 Evenementensector verschaft werk aan meer dan 80.000 mensen28/11/18 - 20:19 Deze landen weten het best talent aan te trekken en behouden28/11/18 - 19:50 Eens freelancer, altijd freelancer22/11/18 - 06:59 “HR-dienstverlening is een antwoord op koorts op arbeidsmarkt”22/11/18 - 06:17 Belgen zoeken job in buitenland… op feestdagen15/11/18 - 06:25 VDAB promoot ‘géén ervaring’07/11/18 - 21:05 18% meer vacatures dan vorig jaar25/10/18 - 07:19 Combineren multi-jobbers jobs uit noodzaak of als uitdaging?

Leiderschap

13/12/18 - 07:00 Duurzaam ondernemen: een fulltime job?05/12/18 - 14:45 Award Inclusieve Onderneming voor ‘vluchtelingenbedrijf’28/11/18 - 14:29 Deskundige jury zkt. CSR Professional of the Year 201821/11/18 - 10:04 “Een titel als CSR Professional of the Year opent deuren”08/11/18 - 07:30 GDPR naleven: geen onmogelijke opdracht08/11/18 - 07:20 Nomineer nu de CSR Professional of the Year 2018!07/11/18 - 16:35 Zelfsturende teams, zijn we er klaar voor?25/10/18 - 07:27 Een kompas, lichtbakens en de sherpa25/09/18 - 07:37 Vergroot je netwerk … in de fitness05/09/18 - 13:55 Hoe word je CEO?

Juridisch

06/12/18 - 07:05 Verboden te werken op feestdagen?05/12/18 - 20:43 Taxshift verhoogt nettoloon met minimum 36 euro22/11/18 - 06:55 Einde arbeidsrelatie geeft geen garantie op werkloosheidsuitkering08/11/18 - 06:34 Kan je de functie van een werknemer zomaar veranderen?18/10/18 - 07:22 Bonus: Hoe kan je voordelig belonen voor collectief lager verzuim?04/10/18 - 07:56 Stap je over naar de concurrent? Opletten!20/09/18 - 06:46 Kosten eigen aan werkgever, hoe zit dat weer?06/09/18 - 06:20 Weg met de loonkloof!23/08/18 - 07:23 Te laat op het werk, dus geen loon?09/08/18 - 06:36 Was het vrije keuze of keuze onder dwang?

Blog

20/06/18 - 19:06 Van oorlog om talent naar opportuniteit?13/06/18 - 16:19 6 tips om de thuiswerkplek succesvol te implementeren02/05/18 - 07:20 Stapvoets is de snelste weg naar een betere mobiliteit26/03/18 - 10:23 Ken jij de vier Aziatische carrièreopties?06/03/18 - 06:50 Bescheidenheid siert ook een leider01/03/18 - 06:35 Ik heb het gehad met de files...20/02/18 - 07:03 3D-HR: omlaag, omhoog en opzij24/01/18 - 17:37 Cultuur + Technologie + Data = Employee Engagement17/01/18 - 10:01 Kijk niet enkel met je organisatiebril14/12/17 - 07:07 Pleidooi voor een gereduceerd werknemersstatuut

Jobhop

13/12/18 - 08:23 Jobhop: Mike Mogensen13/12/18 - 08:17 Jobhop: Anneleen Arnold13/12/18 - 08:12 Jobhop: Mieke Vermeiren12/12/18 - 22:40 Jobhop: Tine Seuntjens05/12/18 - 16:40 Jobhop: Eric Sergeant05/12/18 - 16:32 Jobhop: Valérie Nerinckx05/12/18 - 16:23 Jobhop: Carla Borremans05/12/18 - 16:19 Jobhop: Dries Adams29/11/18 - 08:35 Jobhop: Daisy Korthout29/11/18 - 08:30 Jobhop: Jelske Janssens

Events

08/11/18 - 06:02 CSR Professional of the Year - NOMINEER NU!24/10/18 - 23:04 HRM Inspiration Day 2018 - WIN GRATIS INKOM!04/10/18 - 15:21 Iedereen coachee07/06/18 - 16:18 HR-GALA 2018, met voorprogramma MOBILITEIT11/04/18 - 08:44 Werkgeluk 202019/03/18 - 09:53 HR in de zorg: Is leren de geheime superkracht?20/02/18 - 12:29 Meer events?13/02/18 - 12:54 Masterclass Recruitment Analytics06/02/18 - 09:33 Arbeidsre-integratie bij langdurige ziekte22/12/17 - 11:18 De uitdagingen van Arbeidsmarkt 4.0

Dossiers

06/12/18 - 08:32 Dossier Matching & rematching12/10/18 - 05:39 Innoverende HR in de praktijk06/06/18 - 22:18 Langer werken: hoe worden we samen 100?24/05/18 - 07:22 Recruitment analytics14/03/18 - 16:42 De hartslag van arbeidsmarkt 4.021/02/18 - 16:26 CSR is een trend, geen hype07/12/17 - 07:48 De arbeidswet ontrafeld06/11/17 - 16:36 De toekomst in beweging15/06/17 - 09:47 Re-integratie = kansen benutten14/06/17 - 09:00 #LerenuitBoeken